ทีมเอกสาร: วิธีมอบหมายงาน

โดย ClickHelp - เครื่องมือช่วยเขียนที่ดีที่สุด

ถึงเวลายอมรับข้อเท็จจริง: คุณไม่สามารถทำได้ด้วยตัวเอง ในฐานะที่คุณมีทักษะและมุ่งเน้นงานอย่างที่คุณเป็นอยู่การเล่นกลหลายโครงการในครั้งเดียวอาจทำให้คุณต้องสูญเสีย คุณต้องปล่อยให้คนอื่นช่วยคุณและช่วยลดแรงกดดันจากไหล่ของคุณ

อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด คุณต้องค้นหานักเขียนด้านเทคนิคที่สมบูรณ์แบบสำหรับงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นเลิศ ตัวอย่างเช่นหากคุณกดเวลาให้มองหาตัวเขียนที่มีปริมาณงานต่ำที่สุดและความเร็วในการทำงานที่เร็วที่สุด

แต่ที่สำคัญที่สุดคือคุณต้องหลีกเลี่ยงการตกหล่นกับหนึ่งในสองกับดัก: การทำลายกระบวนการเอกสารผู้ใช้ทั้งหมดหรือไม่สามารถควบคุมทีมของคุณได้อย่างถูกต้อง

บทความนี้จะสอนวิธีหลีกเลี่ยงการถูกจับในสถานการณ์เหล่านี้อย่างใดอย่างหนึ่ง

พื้นฐานของการมอบหมาย

คุณต้องเรียนรู้วิธีกำหนดงานที่ชัดเจนให้กับทีมของคุณแสดงความคาดหวังและกำหนดเวลา นอกจากนี้คุณยังต้องใช้ระบบติดตามที่ช่วยให้คุณสามารถมอบอิสระในการทำงานให้กับคนอื่น ๆ ในขณะที่ยังคงสามารถดูแลพวกเขาได้

แต่ไม่เข้าใจความคิดที่ผิด คุณยังคงเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานและต้องทำให้ตัวเองพร้อมสำหรับทีมของคุณหากมีคำถามเกิดขึ้น เอกสารสำหรับผู้ใช้อาจมีรูปแบบที่ซับซ้อนหลายอย่างขึ้นอยู่กับหัวเรื่องหรือเจตนาที่อยู่เบื้องหลังเนื้อหาดังนั้นจึงเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่คุณจะต้องกำหนดคนสองคนขึ้นไปในโครงการนั้น

มันค่อนข้างสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะรู้ว่าความสามารถของทีมของเขาคืออะไร ลองใช้โพสต์บล็อกของเราเกี่ยวกับทักษะที่สำคัญสำหรับนักเขียนด้านเทคนิคในการวิเคราะห์ทีมของคุณเอง การเก็บรูปภาพนี้ไว้ในใจเป็นประโยชน์เสมอ

ห้าขั้นตอนของการมอบหมาย

นี่คือบางสิ่งที่สามารถช่วยคุณลดขั้นตอนการมอบหมายและหลีกเลี่ยงความไม่สะดวก

  • การมอบหมายเป็นรายบุคคล: เมื่อคุณบอกทีมของคุณว่าพวกเขาต้องทำอะไรจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการมอบหมายงานให้กับบุคคลโดยตรงและตรวจสอบเพื่อดูว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันหรือไม่ ให้คำแนะนำที่ชัดเจนและถูกต้องเพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ ตัวอย่างเช่นคนคนหนึ่งรับผิดชอบในการเขียนหัวข้อใหม่อีกคนหนึ่งสำหรับทำวิดีโอแนะนำและอื่น ๆ
  • ให้ภาพใหญ่ขึ้น: มันง่ายกว่าเสมอถ้าคุณรู้ว่าเป้าหมายคืออะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเรากำลังพูดถึงงานที่ซับซ้อนเช่นการสร้างฐานความรู้สมาชิกในทีมแต่ละคนควรตระหนักถึงผลลัพธ์ที่พวกเขาต้องการนำเสนอ
  • ให้กำหนดส่งและยึดติดกับพวกเขา: มันสำคัญมากที่จะบอกทีมของคุณตั้งแต่เริ่มต้นว่าจะสามารถทำงานกับบางสิ่งได้มากเพียงใด อธิบายถึงความสำคัญของพวกเขาในการส่งมอบงานตรงเวลาตามความสัมพันธ์กับกระบวนการอื่น ๆ ในธุรกิจของคุณ
  • ใช้รายงานเป็นระยะ: เมื่อคุณมอบหมายคุณจะไม่ได้มีส่วนร่วมในการทำภารกิจให้เสร็จ แต่คุณต้องรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือขอให้สมาชิกในทีมจัดทำรายงานสถานะการทำงานของพวกเขา ด้วยเหตุนี้คุณสามารถมีภาพรวมของกระบวนการและแทรกแซงเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเพื่อให้คุณอยู่ในแผนเอกสารของคุณ
  • บอกพวกเขาว่าพวกเขาสามารถติดต่อคุณได้อย่างไร: โดยหลักการแล้วการประชุมประจำสัปดาห์ไม่ควรเป็นโอกาสเดียวที่ทีมของคุณจะได้มีปฏิสัมพันธ์กับคุณ พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าในกรณีที่มีบางอย่างเกิดขึ้นพวกเขาจะสามารถยึดคุณไว้ได้อย่างรวดเร็ว

จำเป็นต้องพูดถึงว่าการเก็บข้อมูลส่วนใหญ่ไว้ในที่เดียวเป็นความคิดที่ดี ดังนั้นคิดเกี่ยวกับการสร้างแผนเอกสารเพื่อให้พนักงานพูดถึง

ให้ความสนใจเพิ่มเติมกับสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ - ให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการมอบหมายที่ดีขึ้นและเร็วขึ้น เครื่องมือการเขียนความช่วยเหลือจำนวนมากประกอบด้วยคุณลักษณะที่ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีมและช่วยให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นเดียวกับคุณลักษณะการทำงานเป็นทีมใน ClickHelp

มันเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือ

การมอบหมายไม่ได้หมายความว่าผู้จัดการจะไม่ทำงานอะไร มันมีอะไรเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์สุดท้ายของตัวเอง

มีระดับของความไว้วางใจที่จำเป็นต้องมีอยู่ระหว่างผู้มอบหมายและทีมของพวกเขา ไม่มีเทคนิคการจัดการใดที่สามารถทดแทนสิ่งเหล่านี้ได้

ขอให้โชคดีกับการเขียนทางเทคนิคของคุณ!
คลิกทีมช่วยเหลือ

เผยแพร่ครั้งแรกที่ clickhelp.co